英語でビジネスメールを書く

ビジネスメールを英語で書かなければならないとき、「それっぽい言い回し」ってどう書くんだろうと悩むことがありませんか？
日本と違って英文のビジネスメールは内容だけをストレートに書くことが多いのですが、口語体と違う表現もあります。ここではよく使われる表現の例を知っている範囲で挙げてみました。

ネイティブのビジネスパーソンが書いてきたメールをよく読んで、書き方を参考にしてどんどん盗んで身につけるとスキルアップしますよ。（ちなみに英文の紙のビジネスレターは書式が異なります）

1. 件名の書き方
   
   これは日本語のメールでも同じですが、内容が何なのか簡潔にわかるように書きます。
   例えば、「Customer Service」という件名より「IMPORTANT CHANGES in customer service guidelines from May 1st」という内容を推測しやすい件名のほうがよいです。
   
   また、何か相手に行動してもらう必要がある場合（書類の提出、情報の確認、調査への参加など）は件名のはじめに"[Action Required] "と書くと分かりやすいです。大事なお知らせメールの場合は"[Important Notice] "や"[Attention Required] "などと書くこともあります。
   
   
2. 本文への宛名の書き方
   
   TOに一人しか入っていない個人宛のメールの場合で、社内やカジュアルなメールの場合、日本のメールでいう「○○様」に相当する宛名が全く書かれず、いきなり本文ということもよくありますが、個人的にはちゃんと名前を書いたほうが丁寧でよいと思います。親しい人へのメールなら1行目にファーストネームとカンマを書くだけでもいいです（例："David, "）。
   フォーマルなビジネスメールの場合は「Mr./Ms.」を前につけてラストネームを書きます。
   
   相手のアドレスが会社の共用アドレスで、かつ相手が特定されない場合、以下のような書き方もあります。
   
   To whom it may concern, （関係者）
   Dear Sir or Madam,　（相手を男性と決め付けず併記するのがエチケット）
   
   ただし、相手が大事な相手（特に顧客）の場合は、相手に関心があることを示すためにちゃんと相手を調べてからその人のアドレス宛てに書くようにしましょう。
   
   相手が複数の場合、そのグループをあらわす言葉を使います。
   
   XXX(社名) Employees,
   XXX(社名) Managers,
   Members of XXX,
   
   
3. メールの内容
   
   日本のビジネスメールはよく「お世話になっております。XX社の○○です。」から始まりますが、英文では「お世話になっております」は書きません。この表現も日本的なもので、英語にはありません。ただ、「Hello」とか「Hi」と書いてあったり、フォーマル寄りの顧客へのメールなら「Thank you for ...」といって謝辞で始めたり、または何も書かず突然本題に入ります。
   また、わざわざ会社名と名前も文頭で名乗らないことが多く、文の最後の署名だけきっちり書いてあります（名前、肩書き、社名、連絡先）。
   紙のビジネス文書が硬い文体が多いのに対して、Eメールの本文は”普通”に分かりやすく書けばよいと言われています。相手との関係に応じて丁寧さ・礼儀正しさは調節するとして、社内への文章ならまず口語と同じで良いと思います。
   
   
   
4. 何の件についてか伝える
   
   メールでよく使うのが、「～についてですが」という表現。
   
   In regard to your inquiry, ...　（あなたのご質問に関してですが）
   Regarding your question about xxx, ...(あなたのxxxについての質問ですが)
   In answer to your question about xxx, ... (あなたのxxxについての質問への回答ですが)
   As per your request,... (あなたのご要望通りに...)
   We xxx as requested. (ご要望の通り、xxxをしました。)
   This e-mail is to inform you that ... (このメールは...を通知するものです（ちょっと硬い）)
   
   
5. 添付ファイルを見てもらう
   
   Please find attatched xxx (添付のxxxをご確認ください)
   
   
6. "以下"を参照してもらう
   
   xxx is as follows　（xxxは以下の通りです）
   Below is the list of xxx (以下はxxxの一覧です) / The list below is ... (以下の一覧は...)
   Please read the following xxx (以下のxxxを読んでください)
   
   
7. たまに使われる略語(acronym/abbreviation)
   
   ASAP  as soon as possible　（スグに）
   FYI     for your information　（参考に）
   N/A    not applicable (該当なし)
   a.k.a.   as known as (～として知られる)
   e.g.     for example (例えば exじゃないですよ)
   i.e.      that is (すなわち、言い換えると)
   exc.    except (～を除いて)
   PA     personal assistant (秘書)
   

ビジネスメールの書き方についての本は色々出ているので、いろんな文章を見て表現を研究してみてください。やっぱり、いい例をまねして覚えるのが早いです。以下の本は例が豊富で分わかりやすく、結構良かったので載せておきます。